Wegen einem verwaltungsinternen Hinweis führte das städtische Finanzinspektorat (heute Finanzkontrolle) im Herbst 2024 eine Sonderprüfung zu den Büromobiliarbeschaffungen bei Logistik Bern durch. Diese erhärtete den Verdacht, dass Beschaffungsregeln während längerer Zeit und in bedeutendem Umfang nicht eingehalten worden sind. Gleichzeitig zeigte die Prüfung Lücken bei der internen Kontrolle von Logistik Bern. Aufgrund dieser Erkenntnisse gab die Direktion für Finanzen, Personal und Informatik Anfang Jahr eine Administrativuntersuchung bei Rechtsanwalt Dr. Ueli Friederich in Auftrag. Administrativuntersuchungen sind ein starkes Instrument zur Klärung von aufwändigen und heiklen Sachverhalten.

Nicht bezifferbarer Schaden durch Mobiliareinkäufe ohne Wettbewerb

Der nun vorliegende umfangreiche Bericht zeigt, dass Logistik Bern bei der Lieferantin mit Rahmenvertrag für Pulte und Tische (siehe Kasten) überwiegend Büromobiliar beschaffte, das nicht Bestandteil des Rahmenvertrags war. Diese Beschaffungen erfolgten ohne Beachtung der beschaffungsrechtlichen Schwellenwerte für Einladungsverfahren, respektive für offene Verfahren und ohne Einholung von Konkurrenzofferten. Aus dem Bericht wird ersichtlich, dass in den untersuchten vier von insgesamt zehn Jahren seit der Ausschreibung ein Auftragsvolumen von rund 1,6 Millionen Franken ohne Wettbewerb vergeben wurde. Die Höhe des Schadens für die Stadt Bern lässt sich nachträglich nicht belastbar eruieren. Dies ist der Fall, weil rückwirkend nicht mehr festzustellen ist, zu welchen Preisen die Stadt mit Konkurrenzofferten hätte einkaufen können.

Vorsätzliches Handeln eines Mitarbeiters

Für die Nichtbeachtung der Vorgaben beim Büromobiliareinkauf ist ein städtischer Mitarbeiter bei Logistik Bern verantwortlich. Gemäss Untersuchung handelte er vorsätzlich und wider besseren Wissens. Die Motive dieses Mitarbeiters bleiben unklar. Zwar stellte die Untersuchung ein als problematisch einzuordnendes enges persönliches Verhältnis des Mitarbeiters zum Inhaber des Unternehmens fest, welches die Aufträge erhielt. Es wurden aber keine Hinweise auf ein strafrechtlich relevantes Verhalten festgestellt, wie das zum Beispiel im Falle von persönlicher Bereicherung der Fall wäre. Das unprofessionelle, nicht den Vorgaben entsprechende Verhalten unter Missachtung der wirtschaftlichen Interessen der Stadtverwaltung wiegen hingegen derart schwer, dass der Mitarbeiter per sofort freigestellt wurde. Ein weiterer Mitarbeiter von Logistik Bern hat fahrlässig gehandelt, indem er die Unregelmässigkeiten hätte bemerken müssen.

Rechtmässiges Handeln bei Logistik Bern sicherstellen

Die Direktion für Finanzen, Personal und Informatik hat nach der Sonderprüfung des Finanzinspektorats 2024 umgehend Massnahmen eingeleitet, um die Einhaltung der beschaffungsrechtlichen Vorgaben bei Logistik Bern sicherzustellen. Die Ausschreibung eines neuen Büromobiliar-Rahmenvertrags wurde im Dezember 2024 sofort abgebrochen, weil sie auf einem unzutreffenden Mengengerüst beruhte. Anfang Jahr wurde der Entscheid gefällt, im Sinne einer amtlichen Untersuchung eine externe Administrativuntersuchung in Auftrag zu geben, deren Empfehlungen vollumfänglich übernommen wurden. Höchste Priorität hat ab sofort die Überarbeitung des internen Kontrollsystems bei Logistik Bern sowie die Sicherstellung, dass alle gesetzlichen Grundlagen eingehalten werden. Zusätzlich leitet Logistik Bern Schritte ein, um die Organisation zu stärken.

Überprüfung der Praxis bei Rahmenverträgen

Aufgrund der Vorkommnisse bei Logistik Bern hat der Gemeinderat beschlossen, bei der Finanzkontrolle eine Sonderprüfung zur Praxis bei Rahmenverträgen (s. Kasten) in Auftrag zu geben. Damit soll sichergestellt werden, dass im Zusammenhang mit dem Bezug und Controlling aus Rahmenverträgen in der Stadtverwaltung keine grundsätzlichen rechtlichen Defizite bestehen.