Die Bürokommunikation in der Stadtverwaltung inklusive Telefonie und Messenger-Service wird mit der Einführung von Microsoft 365 neu als Cloud-Lösung mit Klassifizierung und Verschlüsselung der Daten betrieben. Geschäftsfalldaten und besonders schützenswerte Personendaten werden nicht systematisch in der Bürokommunikation verarbeitet und verbleiben in den Fachapplikationen. Diese Daten werden gemäss Empfehlung der städtischen Fach- und Aufsichtsstelle Datenschutz (FADS) weiterhin in den stadteigenen Rechenzentren gespeichert. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um Daten aus den Bereichen Sozialhilfe, und Kindes- und Erwachsenenschutz sowie um Daten der Steuerbehörden, des Gesundheitsdienstes, der AHV-Zweigstelle und des Polizeiinspektorats.

Sicherheit dank systematischer Datenklassifizierung

Diese hybride Lösung mit Cloud und lokaler Datenspeicherung soll die grösstmögliche, heute technisch umsetzbare Sicherheit bei minimaler Nutzereinschränkung bieten. Künftig werden alle Daten der Bürokommunikation mittels systematischer Datenklassifizierung verschlüsselt, und zwar sowohl während der Übertragung (im Internet) wie auch bei der Aufbewahrung (im Cloud-Speicher). Vertrauliche oder geheime Daten werden mehrfach und mit verschiedenen Sicherheitsfaktoren verschlüsselt.

Viele Verwaltungen und Hochschulen gehen den gleichen Weg wie die Stadt Bern. Von den grösseren Städten setzen auch Zürich, St. Gallen, Schaffhausen, Luzern, Basel sowie die Kantone Schaffhausen, Zürich und Uri auf eine Bürokommunikation mit Cloud. Der Gemeinderat hat sich auf Basis einer Risikobeurteilung für eine Regelung entschieden, welche die Sicherheit und die Praktikabilität gleichermassen hoch gewichtet: Die Cloud-Nutzung für die Bürokommunikation wird erlaubt, aber nur bei Gewährleistung des grösstmöglichen Schutzniveaus (Klassifizierung und Verschlüsselung). Der Gemeinderat ist überzeugt, dass die verbleibenden Restrisiken für den Datenschutz und die Datensicherheit gemessen am Nutzen vertretbar sind.

Einführung ab August 2023

Mit der Einführung von Microsoft 365 und der Cloud-Nutzung sollen das ortsunabhängige Arbeiten sowie die interne und externe Zusammenarbeit verbessert und vereinfacht werden. Auch die Telefonie und die Messengerdienste werden in der gesamten Stadtverwaltung harmonisiert. Die Einführung der neuen Hardware-Geräte erfolgt ab August 2023. Die Weichen für die Nutzung von Microsoft 365 stellte das Stadtparlament 2019, als es für das «Projekt Microsoft 365» einen Investitionskredit von 885'000 Franken bewilligte.