Der Gemeinderat hat entschieden, die städtischen Schwellenwerte ab dem 1. Januar 2018 zu vereinheitlichen. Neu können sämtliche Aufträge bis 100'000 Franken freihändig, das heisst ohne formelles Verfahren, vergeben werden. Einladungsverfahren (formelles Verfahren mit Einladung von Anbietenden zur Offertstellung) sind für Aufträge zwischen 100'000 und 250'000 Franken vorgeschrieben. Ab 250'000 Franken sind offene Verfahren mit Publikation auf der Beschaffungsplattform simap.ch durchzuführen. Die neuen Schwellenwerte sind höher als die bisherigen. Der Schwellenwert für das offene Verfahren entspricht mit Ausnahme des Bauhauptgewerbes den kantonal zulässigen Höchstwerten. Der Schwellenwert für das Einladungsverfahren liegt, abgesehen von Lieferungen, darunter. Mit der wegfallenden Differenzierung bei den Schwellenwerten zwischen Bauleistungen, Lieferungs- und Dienstleistungsaufträgen wird eine bisherige Fehlerquelle, die Wahl des korrekten Vergabeverfahrens, eliminiert.

Transparenz erhöht

Eine durch den Gemeinderat erlassene Weisung zur Bestimmung des korrekten Beschaffungsverfahrens macht Vorgaben und bietet den Beschaffungsverantwortlichen Unterstützung bei der Beurteilung komplexer beschaffungsrechtlicher Fragestellungen. Auf einem neu erstellten Praxisblatt werden die häufigsten Fragen beantwortet. Zudem wird das verwaltungsinterne Schulungsangebot im Beschaffungswesen ausgebaut.

Um die Transparenz im städtischen Beschaffungswesen weiter zu erhöhen, werden ab 1. Januar 2018 sämtliche Beschaffungen der Stadt über 100'000 Franken im Internet unter www.bern.ch publiziert. Weiter werden Beschaffungsverfahren ab 50'000 Franken neu zentral in der städtischen Beschaffungssoftware «Submiss» dokumentiert. Um sicherzustellen, dass nur Firmen Aufträge der Stadt erhalten, die ihren Pflichten gegenüber den Mitarbeitenden und der öffentlichen Hand nachkommen, ist vor der Auftragsvergabe ab 10'000 Franken die «Submiss»-Firmendatenbank zu prüfen.

Empfehlungen umgesetzt

Das städtische Finanzinspektorat hat das Beschaffungswesen der Stadt im Jahr 2016 einer Prüfung unterzogen. Es hat dabei Rechtsunsicherheit und mangelndes Fachwissen in den zuständigen Dienststellen als Fehlerquelle für die im Einzelfall nicht korrekte Anwendung gesetzlicher Vorgaben identifiziert. Der Gemeinderat hat darauf eine verwaltungsinterne, durch einen externen Beschaffungsjuristen unterstützte, Arbeitsgruppe eingesetzt, die konkrete Empfehlungen ausarbeitete. Die Beschlüsse des Gemeinderats setzen diese Empfehlungen um. Ziel ist es, das städtische Beschaffungswesen im Sinne der einheitlichen Anwendung geltender Vorgaben und der Transparenz der Verwaltung weiterzuentwickeln. Zudem wird die Fachstelle Beschaffungswesen als städtisches Kompetenzzentrum durch punktuelle Erweiterung und Konkretisierung ihrer Aufgaben gestärkt.