Die aktuelle Fallführungssoftware (KISS) in der Sozialhilfe und im Erwachsenen- und Kindesschutz der Stadt Bern hat das Ende der Lebensdauer erreicht und muss ersetzt werden. Auf dem Markt sind keine Systeme verfügbar, die den Anforderungen einer zeitgemässen, effizienten und datenschutzkonformen Fallführung entsprechen. Die drei Städte Basel, Zürich und Bern entschieden sich deshalb, gemeinsam einen neuen Standard für die Fallführung im Bereich der sozialen Sicherheit zu entwickeln. Im Jahr 2018 genehmigte die Berner Stimmbevölkerung für die Entwicklung und Einführung einer neuen Lösung einen Investitionskredit in der Höhe von 14,9 Millionen Franken. Die Firma emineo erhielt den Zuschlag für den Entwicklungsauftrag.

Das neue System mit dem Namen Citysoftnet umfasst zwei Hauptelemente: einen gemeinsamen Funktionskern, der für alle drei Städte gleich ist, sowie pro Stadt ein Individualpaket mit spezifischen Ausprägungen. Gemäss aktueller Planung ist die Einführung des neuen Fallführungssystems in Bern für das 1. Quartal 2023 vorgesehen. Anschliessend folgt Zürich und zuletzt Basel.

Komplexität und Verzögerungen führen zu Mehrkosten

Das Anforderungsprofil der neuen Software und die Ausschreibungsgrundlagen wurden ab 2013 erarbeitet. Trotz umfassender Dokumentation zeigte sich erst im Rahmen der Programmierungsarbeiten, dass die Fallführung im Sozialwesen aufgrund der komplexen Prozesse und der regulatorischen Vorgaben deutlich vielschichtiger ist als in anderen Leistungsbereichen. Bestehende Standardlösungen waren entgegen den Erwartungen nur bedingt anwendbar. Dies erforderte zusätzliche Neuentwicklungen und innovative Problemlösungen.

Die Entwicklung des gemeinsamen Funktionskerns für die drei Städte war sehr aufwändig, da sich die Prozesse und die Organisation in den drei Städten teilweise stark unterscheiden. Seit 2013 haben sich zudem die rechtlichen Rahmenbedingungen – namentlich beim Datenschutz – wesentlich verändert, was neue Anforderungen auslöste. Schliesslich haben sich die Digitalisierung und damit auch die Erwartungen der Nutzenden sprunghaft entwickelt.

Obwohl mehrfach Massnahmen ergriffen wurden, das Projekt eng überwacht und auch extern geprüft wurde, haben die genannten Umstände zu Verzögerungen und einem höheren Ressourcenbedarf geführt.

Mehrkosten werden durch Städte und Firma gemeinsam getragen

Die resultierenden Mehrkosten von insgesamt 19,6 Millionen Franken für das Kernprojekt werden auf die Firma und die drei Städte aufgeteilt. Die Firma emineo hat sich bereit erklärt, zwei Drittel der Mehrkosten selbst zu übernehmen. Die restlichen Mehrkosten sind durch die drei Städte zu tragen. Der Anteil der Stadt Bern an diesen Mehrkosten (inkl. zusätzliche Reserven) beläuft sich auf 2,26 Millionen Franken.

Zusätzlich kommt es im Rahmen des Städteprojekts zu Mehrkosten sowie wegen der Projektverzögerung zu indirekten Folgekosten. Der Gemeinderat beantragt dem Stadtrat deshalb einen Nachkredit zum Investitionskredit in der Höhe von insgesamt 2,54 Millionen Franken. Die beantragten zusätzlichen Mittel ermöglichen es, das neue innovative Fallführungssystem in guter Qualität fertigzustellen und den aktuellen gesetzlichen Anforderungen anzupassen.

Nachkredit zum Verpflichtungskredit absehbar

Aufgrund der längeren Wartungskosten für das heutige Fallführungssystem KISS und der höher als budgetiert anfallenden Betriebskosten für das neue Fallführungssystem wird es auch einen Nachkredit zum Verpflichtungskredit Citysoftnet benötigen. Der Nachkredit wird in Stadtratskompetenz fallen und folgt, sobald die Höhe der Mehrkosten feststeht. Dies wird voraussichtlich im Frühling 2023 der Fall sein.