Im Zusammenhang mit der Schulinformatik-Plattform base4kids2 beschloss der Gemeinderat gestützt auf den externen Analysebericht von mabuco GmbH vom 29. Oktober 2020 im November 2020 die «stadtinterne Aufarbeitung und Untersuchung der Vorgänge». Am 3. März 2021 mandatierte er Rechtsanwalt Dr. Ueli Friederich von der Anwaltskanzlei Recht & Governance mit dem entsprechenden Auftrag und legte folgende Schwerpunkte fest:

• Überprüfung der damaligen Ausschreibung des Projekts base4kids2 und der abgeschlossenen Verträge mit der Herstellerfirma sowie der Abklärung allfälliger rechtlicher Folgen;
• Untersuchung der stadtinternen Durchführung des Projekts bzw. der Vorgänge, welche zu den Mitte 2020 festgestellten Schwierigkeiten bei der Umsetzung des Projekts geführt haben.

Nicht Teil der Untersuchung war die Zeit nach dem Grundsatzbeschluss des Gemeinderats vom November 2020, base4kids2 grundlegend neu zu strukturieren.

Umfassende Untersuchung

Ueli Friederich hat im Rahmen seiner Untersuchung den Sachverhalt zur Projektvorbereitung und -umsetzung bis Herbst 2020 minutiös aufgearbeitet, eine umfassende Dokumentensichtung vorgenommen und knapp 20 Interviews mit verwaltungsinternen und externen Projektinvolvierten durchgeführt. Das Ergebnis ist ein 160-seitiger Untersuchungsbericht, der mit verschiedenen Empfehlungen an Verwaltung und Politik abschliesst.

Projektvorbereitung und Ausschreibung korrekt durchgeführt

Als Grundlage für die Ausschreibung dienten nach einer Auswertung des Vorgängerprojekts base4kids1 und einer Umfrage der Informatikverantwortlichen der Schulen namentlich ein didaktisch-pädagogisches Konzept, eine externe Technologiestudie und eine Marktanalyse. Projektvorbereitung und Ausschreibung wurden aus Sicht von Ueli Friederich korrekt durchgeführt, der Auftrag wurde korrekt vergeben. Insbesondere seien Anliegen der Nutzer*innen durchaus in die Ausschreibung eingeflossen. Die nachfolgenden Verträge mit der beauftragten Firma wurden allerdings sehr spät abgeschlossen. Teilweise seien Kredite für eingegangene Verpflichtungen erst im Nachhinein bewilligt worden.

Ressourcenknappheit bei der Projektumsetzung

Der Untersuchungsbericht Friederich stellt fest, dass die städtische Projektleitung nicht über hinreichende personelle und fachliche Ressourcen verfügte. Dies führte dazu, dass die beauftragte Firma de facto das Projekt und die Projektleitung gegenüber dem Steuerungsausschuss und den Schulen vertrat. Dabei wurden teilweise auch Ausstandpflichten verletzt.

Weiter bestand unter anderem aufgrund technischer Gegebenheiten (End of Life der bisherigen Plattform) grosser Zeitdruck, weshalb die neue Plattform im Herbst 2019 flächendeckend, ohne Durchführung von Pilotbetrieben, eingeführt worden war. Das hätte sich angesichts der erheblichen technischen Mängel und entsprechender Verunsicherung und Unmut auf der Seite der Schulen als fatal erwiesen, so der Bericht.

Empfehlungen an die Stadt Bern

Ueli Friederich gibt gestützt auf die Erkenntnisse des Untersuchungsberichts im Hinblick auf künftige Projekte verschiedene Empfehlungen ab. So sei für entsprechende Projekte hinreichend Zeit einzuplanen und angemessene personelle und fachliche Ressourcen seien bereitzustellen. Vor einer stadtweiten Einführung sollten zudem Pilotbetriebe durchgeführt werden. Bei komplexen und kommunikativ anspruchsvollen Projekten solle nebst den Fachstellen auch das Generalsekretariat im Steuerungsgremium Einsitz nehmen. Weiter gelte es ein formalisiertes Projektcontrolling und Risikomanagement sowie klare Rollen und Entscheidbefugnisse sicherzustellen.

Stellungnahme des Gemeinderats

Der Untersuchungsbericht Friederich bestätigt die Fehler, welche vom externen Analysebericht von mabuco GmbH im Oktober 2020 festgestellt worden sind: fehlende Projektressourcen, Fehler beim Projektmanagement, zu grosse Distanz zu den Endnutzer*innen, unausgereifte, beschränkt funktionstüchtige Technik. Der Gemeinderat teilt die Erkenntnisse und Einschätzungen des Berichts. Er will die Empfehlungen von Ueli Friederich entsprechend umsetzen und seine Position zum Bericht im Rahmen der Stadtratsdebatte konkretisieren. Ziel des Gemeinderats ist es, für die Weiterentwicklung der Schulinformatik-Plattform sowie für andere Grossprojekte der Stadt Bern die Lehren aus den gemachten Fehlern zu ziehen.

Mit der im November 2020 beschlossenen grundlegenden Neustrukturierung des Projekts konnten wichtige Massnahmen bereits umgesetzt werden: Neben zahlreichen Verbesserungen im Soft- und Hardware-Bereich tragen organisatorische Massnahmen und zusätzliche Ressourcen zu klareren Verantwortlichkeiten und einer besseren Vertretung der Bedürfnisse der Nutzenden bei. Dank dieser Massnahmen und des vom Stadtrat genehmigten Nachkredits ist das Schulinformatikprojekt base4kids2 heute auf Kurs. Weiter hat der Gemeinderat Massnahmen eingeleitet, um bei künftigen komplexen Projekten ein formalisiertes Projektcontrolling und Risikomanagement sowie das nötige Know-how im Projektmanagement sicherzustellen.