Die Geschäfte des Stadt- und Gemeinderats sollen künftig mit der elektronischen Geschäftsverwaltung geführt werden, womit die gesamte Aktenführung effizienter und nachvollziehbarer würde. Routinegeschäfte wie beispielsweise die Sitzungsverwaltung für die Stadtrats-, Gemeinderats- und Kommissionssitzungen könnten automatisiert und dadurch kostensparend geführt werden. Neu gälten die elektronischen Dokumente als Originale: Medienbrüche von der elektronischen in die Papierwelt würden umgangen, wodurch die Voraussetzung für den elektronischen Behördenverkehr geschaffen wäre.

Die neue Lösung soll die veraltete, seit 1997 im Einsatz befindliche Anwendung zur Geschäftsverwaltung ersetzen. Bislang kam diese nur beim Ratssekretariat und bei der Stadtkanzlei zur Traktandierung und Geschäftskontrolle zum Einsatz. Der Anwendungsbereich soll nun auf die Direktionen der fünf Gemeinderätinnen und Gemeinderäte ausgeweitet werden. Den Zuschlag für die Geschäftsverwaltung hat die Firma CM Informatik AG mit Sitz in Schwerzenbach (ZH) erhalten. Die Firma ist seit Jahren in diesem Bereich tätig und hat ausgewiesene Erfahrungen in solch komplexen Organisationsprojekten.

Informationssystem des Stadtrats

Die Anwendung erlaubt auch die elektronische und rechtssichere Verwaltung der Geschäfte des Stadtrats und seiner Kommissionen. Mit dem Ratsinformationssystem würde die Publikation der Geschäfte im Internet automatisiert und modernisiert. Das Suchen und Finden von Stadtratsgeschäften soll verbessert und der Auftritt des Stadtrats erneuert werden. Schliesslich erhielten auch die Kommissionen des Stadtrats die Möglichkeit, ihre Geschäfte elektronisch und rechtssicher zu verwalten. Der Stadtrat fordert schon seit langem ein zeitgemässes Ratsinformationssystem. Mit der Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung sowohl im Stadtrat als auch in der Stadtverwaltung können Synergien genutzt werden.

Neues Intranet als Mittel der internen Kommunikation

Intranetlösungen leisten in informationsorientierten Organisationen als Mittel der internen Kommunikation und als Arbeitsinstrumente einen wichtigen Beitrag zur Sicherstellung der Informationstransparenz, zum betriebsinternen Wissensmanagement und zur Zusammenarbeit. Diesem Anspruch genügt das 1998 eingeführte Intranet der Stadt Bern nicht mehr, ist es doch technologisch veraltet und hat das Ende des Lebenszyklus’ erreicht. Mit einer Modernisierung würde die Voraussetzung geschaffen, von den Vorteilen einer zeitgemässen Informationsplattform für die interne Kommunikation, die Zusammenarbeit und den Wissenstransfer in der Stadtverwaltung zu profitieren. Die Erneuerung des Intranets soll von der Berner Firma 4teamwork begleitet werden, die mit ihrem Open-Source-Produkt PloneGov überzeugen konnte.

Der Gemeinderat beantragt dem Stadtrat für die Umsetzung der gesamten Lösung einen Investitionskredit von 1,99 Millionen Franken zu bewilligen.